La Mutualisation : une opportunité à saisir

 

Sommaire

Préambule

La mutualisation de la Direction Générale de la Communauté de Communes Vendée Grand Littoral et de la Ville de Talmont-Saint-Hilaire, effective depuis le 15 juillet 2023, marque une nouvelle étape dans la construction d’une organisation commune entre les deux structures.

Les services Ressources Humaines travaillent également déjà à leur rapprochement dès le 1er novembre prochain. Cette démarche apparaît comme essentielle pour assurer dès à présent une vision RH partagée de la future organisation, et être un soutien au projet global de mutualisation.

Le rapprochement géographique de nos deux sièges à l’automne 2023 créera les conditions d’une coopération renforcée entre les services.

Conformément à ce qui a été annoncé, la mutualisation de nos structures s’appuiera sur une large concertation avec l’ensemble des équipes. Cette étape est importante car elle doit nourrir la réflexion concernant le futur organigramme.

L’objectif est de ne pas détruire ce qui fait nos forces aujourd’hui, tout en saisissant les opportunités d’optimisation de nos fonctionnements.

La participation de tous les agents est donc vivement encouragée, car la mutualisation est une réelle opportunité. L’opportunité de mieux travailler ensemble pour le territoire, l’opportunité d’apporter un service toujours meilleur aux usagers, l’opportunité de faire évoluer nos missions.

Cette note méthodologique a pour but de préciser les contours et les modalités de la concertation à venir.

Olivier ININGER

Directeur Général des Services

 

Organisation générale du projet de mutualisation

 

 

Temps 1 : Ateliers de concertation – Phase 1

Attendus et objectifs

A ce stade, le futur organigramme n’est pas élaboré. La première étape doit donc permettre de :

• Développer l’interconnaissance entre les deux structures : commune et communauté de communes ;
• Identifier les points communs et les différences entre les services, tant au niveau des missions, du périmètre d’intervention, que des outils et des process ;
• Se projeter sur l’opportunité de travailler sous une bannière commune à partir du 1er janvier 2024 : en quoi est-ce une chance ? En quoi cela soulève-t-il des points de vigilance ?

Les ateliers de concertation ont pour but de permettre à chacun d’apporter sa contribution, de faire part de ses attentes, d’exprimer ses craintes…

 

Modalités d’organisation

Au vu du nombre important de services et de la diversité des compétences et des métiers, il convient de distinguer 2 cas de figure.

Au sein de chaque structure, certains services exercent des activités identiques (services ressources) ou agissent dans des domaines comportant des similitudes (bâtiments, espaces verts, enfance, urbanisme…). Pour ces services, des ateliers regroupant les deux structures seront programmés en septembre selon les modalités suivantes :

• Durée : 2h à 3h
• Groupes de 5 à 15 agents
• 1er temps : focus sur le fonctionnement et les missions du service : présentation des équipes, des activités, des outils, forces et faiblesses…
• 2ème temps : échange sur les points de convergence et de divergence (points communs/différences, relations entre les structures, missions/activités, process/outils, périmètres d’intervention…)
• 3ème temps : échange sur la possibilité de travailler sous une bannière commune à partir du 1er janvier 2024 (opportunités, points de vigilance…)

A l’inverse, d’autres services œuvrent dans des domaines de compétences très spécifiques, sans équivalent dans l’autre structure (déchets, ports, assainissement…). Pour ces services un temps d’échanges sur le projet de mutualisation sera programmé dans le cadre d’une réunion de service.

La synthèse de ces premiers ateliers sera présentée aux élus référents lors de temps de réunions ultérieures, en regroupant les deux structures (VGL + TSH).

 

Groupes de travail et calendrier

Lorsque l’organisation du service le permet, il conviendra que tous les agents soient conviés. Pour les autres services (en fonction de la continuité de service, et si les agents sont nombreux) les responsables devront désigner des représentants.

Certains services pourront également être invités à assister aux différents ateliers, en fonction des sujets/champs d’intervention qu’ils partagent avec les services concernés.

Attention : certaines dates sont encore à définir ou sont susceptibles d’être changées. N’hésitez pas à consulter régulièrement le planning ci-dessous pour être tenu au courant des éventuelles modifications.

 

Domaine d’activité / Services concernés	Date	Heure	Services Associés*
RESSOURCES HUMAINES (RH) Services RH (TSH + VGL)	En cours	En cours
FINANCES Services Finances (TSH + VGL)	27/09/2023	9h
COMMANDE PUBLIQUE Services Commande publique (VGL + TSH)	26/09/2023	9h
CULTURE et ÉVÉNEMENTIEL Service Lecture publique (VGL) Service Événements (TSH)	26/09/2023	14h	Services Communication (TSH + VGL)
URBANISME et AMÉNAGEMENT Service Urbanisme (VGL) Service Aménagement du territoire (TSH)	19/09/2023	14h	Développement économique (VGL) Habitat (VGL) PCAET (VGL) Mobilités (VGL)
PATRIMOINE, CHÂTEAU, TOURISME Service Atelier patrimoine (VGL) Préhisto’Site (VGL) Château (TSH) Office de Tourisme	29/09/2023	9h	Service Événements (TSH) Services Communication (TSH + VGL)
COMMUNICATION Services Communication (TSH + VGL)	13/09/2023	9h
ENFANCE, JEUNESSE, PARENTALITÉ RPE et LAEP (VGL) Multi accueil (TSH) ALSH Périscolaire (TSH) Restauration scolaire (TSH) Affaires scolaires (TSH) Activ ‘ Jeun’ (TSH)	12/09/2023	14h	Services Sport (VGL + TSH) PAT (VGL) Santé et PLUSS (VGL)
ESPACES NATURELS et ESPACES VERTS Service Espaces verts (VGL) Service Espaces naturels (TSH)	20/09/2023	14h
VOIRIE, RÉSEAUX ET INFRASTRUCTURES Service Voirie (VGL) Service Réseaux et infrastructures (TSH)	27/09/2023	14h	Assainissement (VGL)
PATRIMOINE BÂTI, GRANDS PROJETS Grands projets (TSH + VGL) Service bâtiments (VGL) Service patrimoine bâti (TSH)	28/09/2023	9h
SECRÉTARIAT DES ELUS Secrétariat des élus (VGL) Secrétariat des élus et de la DG (TSH)	29/09/2023	9h
ÉTAT CIVIL, ACCUEIL Accueil (VGL) Accueil / État civil (TSH)	26/09/2023	17h15	France Services (VGL) Guichet unique de l’habitat (VGL)
CCAS, SANTÉ, PLUSS, FRANCE SERVICES CCAS (TSH) Santé et PLUSS (VGL) France Services (VGL)	20/09/2023	9h	ENFANCE, JEUNESSE, PARENTALITÉ ÉTAT CIVIL, ACCUEIL
SPORT Services Sport (VGL + TSH)	28/09/2023	15h30	ENFANCE, JEUNESSE, PARENTALITÉ
LOGISTIQUE ET ENTRETIEN, GESTION DES SALLES Logistique et entretien (VGL) Gestion des salles (TSH)	19/09/2023	9h
ASSAINISSEMENT COLLECTIF ET SPANC	15/09/2023	14H
DÉVELOPPEMENT TERRITORIAL ET DES TRANSITIONS	05/09/2023	14H
DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE	À définir
PORTS	14/09/2023	18H
DIRECTION DES SYSTEMES D’INFORMATION	À définir
POLICE MUNICIPALE	À définir